Desperdícios através da perspectiva Lean

Quando o Agilista começa a ter uma perspectiva mais sistêmica de processos, cenários, realidades etc, fica mais fácil identificar mudanças que podem ser feitas ou melhorias que podem ser aplicadas no contexto do cliente. Entretanto, a solução para quando surge a dúvida sobre se essas modificações podem ser aplicadas ou não, pode estar diretamente atrelada ao pensamento e perspectiva Lean.

O Lean Thinking, ou o pensamento Lean, surgiu inicialmente em meados da década de 1960, no Japão, dentro da indústria automobilística Toyota. E um dos princípios dessa perspectiva é a possível eliminação de desperdícios dentro do processo produtivo. Dentro dessa:

Mura: ocorre quando, no processo produtivo, há desbalanceamento entre demanda e capacidade de produção. Tanto se há maior demanda e menor produção, quanto quando há menor demanda e maior produção.

Muri: ocorre em decorrência do ‘Mura’ e significa sobrecarga de trabalho na equipe ou time de produção.

Muda: ocorre em decorrência do ‘Muri’ e significa o atropelamento de atividades em vista de prazos e demandas, acarretando em perda de qualidade.

Agilidade não é pressa.

Além dos colaboradores serem prejudicados quando algumas atividades são feitas de forma desnecessária ou com afobação para o prazo de entrega, a empresa também é afetada. Por isso, todo e qualquer desperdício deve ser evitado ou minimizado assim que for identificado na dinâmica da empresa. Qualquer atividade que não agregue valor à solução final, ao produto final ou ao serviço final, seja lá qual for o produto final em questão, deve ser revista e analisada. É fundamental que todos os colaboradores do time vinculado ao produto, tenham clareza sobre o porquê e o objetivo daquele produto depois de pronto.

Para saber se a equipe está produzindo algo que não agrega valor ao produto final, primeiramente deve-se perguntar para a equipe envolvida no processo se aquela atividade que estão fazendo é realmente necessária. Pode ser um documento, uma etapa a mais de um procedimento ou até uma correção extra durante o processo. Nesse ponto, é fundamental ouvir e absorver o retorno e opinião da equipe. Se, então, a equipe disser que aquela ação que estava sendo feita não é extremamente necessária, provavelmente será caracterizada como ‘Muda’, mas alguns passos ainda precisam ser dados para que esse entendimento se confirme.

O segundo passo a ser dado é fazer o mesmo questionamento ao PMO ou gestor da empresa (no geral, a pessoa que representa a empresa). Caso se confirme a necessidade (ou não) da atividade, é necessário analisar e cogitar um provável ‘Muda’.

O terceiro ponto para chegar à conclusão se está ocorrendo desperdício ou não é diretamente com quem manda na empresa, e não, não é o dono, mas sim o cliente. Caso o cliente confirme o viés que não precisa da execução daquela atividade, já validado com os outros dois grupos da linha de atuação, aí sim está estabelecido o desperdício ou ‘Muda’.

Entretanto, há possíveis combinações que podem ocorrer na análise ou levantamento de hipóteses, nos quais busca-se saber se determinada ação é ‘muda’ ou não. Por exemplo: o cliente fala que precisa; a gestão ou processo interno fala que precisa e o time ou equipe fala que não precisa fazer a atividade. Nesse caso, provavelmente a equipe está precisando de um treinamento para entender e alinhar melhor a forma de trabalho, aprimorar a maturidade de construção da solução.

Outra situação que pode facilmente ocorrer é quando: o cliente fala que não não precisa; a equipe fala que também não precisa e o processo interno fala que ‘sim, precisa’. Nesse caso, há grandes possibilidades de também estar havendo desperdício, pois é muito comum que as empresas tenham processos já ultrapassados, que precisam ser flexibilizados e revisados. O excesso de burocracia também é desperdício.

É importante salientar que nenhum desses grupos possui a palavra final sozinhos. O Agilista, com o pensamento Lean, precisará fazer a análise e o estudo do processo para entender o que pode estar acontecendo e ponderar a probabilidade de determinada ação ou atividade estar sendo ‘Muda’, ou seja, atividade que não agrega valor, caracterizando desperdício ou não.