O que significa Kanban?

Dia 26/03 Escrito por Massimus

*Artigo escrito por Daniel Rocha

A essência do Kanban está na sua simplicidade, no entanto, o que posso afirmar logo de cara é que Kanban não se trata apenas de visualizar um processo em um quadro branco (ou de um quadro eletrônico) com “To Do, Doing e Done”… é muito mais que isso 😉

Inicialmente, neste primeiro artigo farei uma introdução sobre o método Kanban! Mas com certeza aprofundaremos neste assunto com uma série de artigos, ok?

O que significa Kanban?

Kanban escrito em kanji (caracteres chineses) 看板 significa “sinal” ou “quadro visual grande” e kanban escrito em alfabeto japonês, hiragana, かんばん significa “placas de sinalização” ou “cartão visual”.

Em chinês, kanban significa literalmente “olhar para o quadro”, mas o método foi realmente inspirado no sistema de placas de sinalização usado no Japão.

Contando um pouco da história por trás do Kanban

Tudo começou no início dos anos 40. O primeiro sistema kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (engenheiro industrial e empresário) para a Toyota Automotive no Japão. Foi criado como um sistema de planejamento simples, com o objetivo de controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as etapas da produção de maneira ideal.

Uma das principais razões para o desenvolvimento do kanban (com “k” minúsculo) foi a produtividade e a eficiência inadequada da Toyota em comparação com seus rivais automotivos americanos. Com o kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção just-in-time flexível e eficiente, que aumentou a produtividade e reduziu o estoque de matérias-primas, materiais semiacabados e produtos acabados com alto custo.

Embora o kanban tenha sido introduzido por Taiichi Ohno, em 2004 David J. Anderson foi o primeiro a aplicar o conceito ao trabalho de TI, desenvolvimento de software e conhecimento em geral (obrigado David!). David aprimorou os trabalhos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt entre outros, para definir o método Kanban com conceitos, como sistemas de tração, teoria de filas e fluxo.

Seu primeiro livro sobre Kanban (com “K” maiúsculo) “Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business” ou traduzindo “Mudança Evolucionária com Sucesso para seus Negócios de Tecnologia” foi publicado em 2010, sendo a definição mais abrangente do Método Kanban para o trabalho do conhecimento.

As tendências atuais no mundo mostram que o Kanban está ganhando popularidade e está sendo cada vez mais utilizado em diversos setores de negócio além de TI.

Fonte: https://www.limitedwip.org/

Ok… Mas o que é o Método Kanban?

Kanban é um método para gestão evolucionária através da melhoria contínua orientada a serviços e com foco no cliente, voltado para ambientes de trabalho do conhecimento. É evolucionário porque começa com o que já existe e evolui o processo gradativamente à medida que se percebe a existência de “filas”, “gargalos” e dependências, por exemplo, surgindo a necessidade então de buscar melhoria para não impactar todo o processo.

Pensando em mudanças evolutivas, significa que o processo existente é aprimorado em pequenas etapas. Ao implementar muitas alterações/melhorias pequenas (em vez de grandes), o risco para o sistema de maneira geral é reduzido.

Seja em TI, desenvolvimento de software, bem como outros processos, como Recursos Humanos, Marketing e Vendas, Compras e muitos outros negócios procuram implementar Kanban para simplificar suas operações, eliminar o desperdício, melhorar a produtividade e a qualidade. De fato, qualquer atividade pode se beneficiar da aplicação dos princípios do Kanban.

A abordagem evolutiva do Kanban leva a uma baixa ou nenhuma oposição da equipe e das partes interessadas envolvidas porque justamente esta simplicidade do Kanban auxilia você a superar a resistência emocional das pessoas a mudanças, criando engajamento, aumentando a agilidade, a previsibilidade e a governança do sistema, além de ser um catalisador essencial para o surgimento de uma organização mais ágil por meio de mudanças culturais evolutivas.

O Método Kanban usa quadros para tornar visível o que é intangível, mapeando o fluxo de trabalho e utilizando juntamente com o Sistema Kanban, que limita o trabalho em andamento de uma equipe a uma capacidade definida para equilibrar a demanda com a produtividade do trabalho entregue. Isso ajuda a reduzir a multitarefa e incentiva a conclusão do trabalho em questão antes de pegar algo novo (Pare de Começar e Comece a Terminar! O ser humano não é multitarefa!). Ao fazer isso, podemos alcançar um ritmo de desenvolvimento sustentável, para que todos possam atingir um equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isto traz um bom sentimento, não é verdade?

O Kanban também mostra rapidamente problemas que prejudicam o desempenho e desafia uma equipe a se concentrar na resolução desses impedimentos, de modo a manter um fluxo constante de trabalho. Ao fornecer visibilidade dos problemas de qualidade ou de processo, torna explícito e óbvio o impacto de defeitos, gargalos, variabilidade e custos de atraso no fluxo e na produtividade. O Método Kanban realmente ajuda uma empresa a focar em resolver estes problemas e eliminar seus efeitos no futuro, facilitando o surgimento de uma organização altamente colaborativa, de alta confiança, capacitada e continuamente aprimorada e com o senso de liderança em qualquer nível hierárquico.

O método Kanban ajuda a melhorar a produtividade, qualidade e os prazos gradativamente, consequentemente melhorando a entrega de seus produtos e serviços, proporcionando maior satisfação aos seus clientes.

Valores do Kanban

O Método Kanban é guiado por valores e motivado pela crença de que respeitar todos os indivíduos que contribuem para um processo colaborativo é necessário não só para o sucesso do trabalho, mas para que ele também realmente valha a pena. Os valores do Kanban podem ser resumidos apenas pela palavra “respeito”, no entanto, é importante expandir isso em um conjunto de 9 elementos que resumem por que os princípios e práticas Kanban existem:

Transparência;
Equilíbrio;
Colaboração;
Foco no cliente;
Fluxo;
Liderança;
Entendimento;
Acordo;
Respeito.

Neste artigo, não entrarei em cada Valor do Kanban, mas prometo escrever um especialmente sobre este ponto, ok?

Imagem do Livro: Essential Kanban Condensed (David J Anderson e Andy Carmichael)

Princípios e Práticas Fundamentais do Kanban

O Método Kanban possui um conjunto de Princípios e Práticas fundamentais para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. Seguindo esses Princípios e Práticas é possível utilizar o Método Kanban para aumentar os benefícios do seu processo de negócios, reduzir o tempo das entregas, aumentar o valor para o cliente e com maior previsibilidade. Pontos valiosíssimos para qualquer negócio, conforme a imagem abaixo:

Imagem do Livro: Essential Kanban Condensed (David J Anderson e Andy Carmichael)

Princípios

Existem seis Princípios fundamentais do Kanban que podem ser divididos em dois grupos: os Princípios de Gestão de Mudança e os Princípios de Entrega de Serviço (Service Delivery)

Princípios de Gestão de Mudanças

Comece com o que você faz hoje

Entendendo os processos atuais como são praticados agora;
Inicialmente respeitando os processos atuais, funções, responsabilidades e cargos.

O Método Kanban orienta não fazer nenhuma alteração no seu processo existente ou nenhuma mudança organizacional imediatamente, incluindo respeitar as funções, responsabilidades e cargos atuais. O Kanban deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual. Mudanças necessárias podem ocorrer gradualmente, de acordo com as necessidades identificadas no decorrer do processo pelas pessoas envolvidas.

Concorde em buscar melhoria contínua através da mudança evolucionária

O Kanban o incentiva a fazer pequenas mudanças incrementais em vez de realizar mudanças “revolucionárias” radicais que possam levar a resistência dentro da equipe e da organização.

Encoraje atos de liderança em todos os níveis da sua organização

O Kanban incentiva a melhoria contínua em todos os níveis da organização e afirma que os atos de liderança não precisam partir apenas de coordenadores, gestores, diretores… pessoas de todos os níveis hierárquicos podem e precisam exercer o papel de protagonistas, fornecendo ideias e mostrando liderança para implementar mudanças que visam melhorar continuamente a maneira como entregam seus produtos e serviços.

Princípios de Entrega de Serviço (Service Delivery)

As organizações são um ecossistema de serviços interdependentes, com políticas que determinam seu comportamento. O método Kanban reconhece isso com três Princípios de Entrega de Serviços aplicáveis não só há um serviço, mas a todo o sistema. Estes princípios se alinham diretamente com um plano de orientação a serviço e com foco no cliente:

Compreenda e se concentre nas necessidades e expectativas dos seus clientes;
Gerencie o trabalho: deixe que as pessoas pratiquem a auto-organização ao redor dos processos;
Desenvolva e revise regularmente suas políticas para melhorar os resultados dos clientes e dos negócios.

Práticas Fundamentais do Kanban

Imagem do Livro: Essential Kanban Condensed (David J Anderson e Andy Carmichael)

Visualize o fluxo de trabalho

Este é o primeiro passo fundamental para a adoção e implementação do Método Kanban. Utilizando um quadro Kanban físico ou digital, você precisa mapear as etapas do processo que usa atualmente para entregar seu trabalho ou seus serviços. Depois de mapear seu processo, é necessário visualizar o trabalho atual e identificar exatamente o que está sendo feito e uma série de benefícios, como visão geral, transparência do processo, identificação de desperdícios estarão visíveis e serão rapidamente identificados por todos os envolvidos.

Limite o trabalho em progresso

Limitar o trabalho em progresso (WIP – Work In Progress) é fundamental para implementar o Método Kanban, pois resulta em melhor tempo de entrega dos serviços, melhor qualidade e maior taxa de entregas. Ao limitar o trabalho em progresso você incentivará sua equipe a concluí-lo antes de iniciar uma nova tarefa. Isso cria capacidade no sistema, para que um novo trabalho possa ser realizado pela equipe. Realmente, logo no início de uma implementação de Kanban, talvez não seja tão simples decidir o quanto deve ser limitado o WIP.

Você pode começar sem limites de WIP e observar o progresso. Depois ter informações suficientes para conseguir definir os limites de WIP para cada estágio do fluxo de trabalho (cada coluna do quadro Kanban). Normalmente, muitas equipes começam com um limite de WIP de 1 a 1,5 vezes o número de pessoas que trabalham em um estágio específico. Ter muito trabalho em andamento e parcialmente concluído é um desperdício e caro, prolonga os prazos, as pessoas podem se sentir sobrecarregadas com a quantidade de atividades que precisam fazer, além de diversos outros impactos aos funcionários e aos negócios.

Gerencie o fluxo

Gerenciar e melhorar o fluxo é o ponto fundamental no seu Sistema Kanban após a implementação das duas primeiras práticas (Visualização do fluxo de trabalho e Limitação do trabalho em andamento). Um sistema Kanban ajuda a gerenciar o fluxo, deixando claro todas as etapas e o status em que se encontra o trabalho em cada fase.

Quando o fluxo de trabalho e os limites do WIP estão bem definidos, você observará um fluxo contínuo dentro dos limites WIP ou o trabalho se acumulando quando algo errado está ocorrendo, impactando na capacidade, por exemplo. Tudo isso impacta a velocidade com que o processo percorre do início ao fim do fluxo de trabalho, que também pode ser chamado de fluxo de valor.

A verdade é que o Kanban colabora muito para que sua equipe consiga analisar o sistema de maneira geral (não estamos falando de software, ok?) e, caso seja preciso, fazer ajustes para melhorar o fluxo, buscando continuamente de uma forma evolutiva, reduzir o tempo necessário para concluir cada trabalho.

Um aspecto fundamental desse processo de observação do seu fluxo de trabalho e resolução de “gargalos” é observar as etapas intermediárias de espera (os estágios intermediários concluídos, como “pronto para teste”) e então verificar quanto tempo os itens de trabalho permanecem nesses “estágios intermediários de transferência”. Reduzir o tempo gasto nessas etapas de espera é fundamental para você conseguir reduzir prazos.

À medida que você melhora o fluxo, a entrega do trabalho, se torna mais previsível. À medida que se torna mais previsível, fica mais fácil para você assumir compromissos realmente mais confiáveis com o cliente, sobre quando será realizado e quando provavelmente conseguirão entregar qualquer serviço. Melhorar sua capacidade de prever tempos de conclusão de maneira confiável é um ponto muito importante dentro do Método Kanban!

Ter previsibilidade é poder compartilhar com seus clientes prazos reais, riscos e gerenciá-los da melhor maneira. Pense no quanto é legal para todos envolvidos. Isso é transparência! Geralmente assumimos prazos surreais e o que acontece? Básico… nunca entregamos na data surreal acordada baseada nas estrelas ou em outro método ou técnica fictícia baseada “em seu feeling”, mas sem dados históricos. É o famoso “tiro no pé”. Conselho de amigo, ok? Pense nisso!

Um exemplo para entender e maximizar o fluxo de valor é saber qual é o custo de atraso dos itens de trabalho. Qual é o impacto financeiro para a organização e para o cliente se uma entrega ou uma implementação é atrasada?

O relacionamento com os clientes é um aspecto essencial do gerenciamento do fluxo. O lead time, por exemplo, é uma métrica essencial para a satisfação dos nossos clientes. Existem diversas métricas importantes para ajudá-lo a gerenciar o fluxo de trabalho para obter maior previsibilidade. Comentarei sobre elas em outro artigo, ok?

É importante entender também que nem sempre as demandas e os tipos de serviços a serem entregues são iguais, pois diferentes níveis de serviços podem ser definidos para o Sistema Kanban.

Torne explícitas as políticas de seu processo

Não é possível compreender, acordar com algo ou até mesmo melhorar algo que você não vê! Por isso, é preciso definir, divulgar e socializar o processo, assim todos terão uma ideia explícita de como “o bumbo toca”, como as coisas funcionam e de como o trabalho realmente é realizado e colabora com a importância para melhorar o entendimento geral de todos os envolvidos.

Um exemplo de políticas é você e sua equipe definirem o limite do WIP e deixarem explícito este limite na parte superior de cada coluna. As políticas devem ser definidas explicitamente e visualizadas geralmente na parte superior do board Kanban em cada coluna.

Implemente ciclos de feedback

O Método Kanban não é prescritivo no que se refere às cadências desses ciclos de feedbacks, mas implementar ciclos de feedback são uma parte essencial na busca pela melhoria contínua, com o objetivo de identificar oportunidades de aperfeiçoamento e se certificar de que está entregando funcionalidades, produtos ou serviços com qualidade aos seus clientes dentro de prazos que não causem impactos para o negócio.

Ciclos de feedback também são uma oportunidade para aprimorar a comunicação entre os envolvidos e minimizar riscos, dado que as decisões são validadas constantemente e os problemas de qualidade são expostos imediatamente em um quadro Kanban.

O Kanban define sete oportunidades de feedback específicas, ou cadências. As cadências são as reuniões e revisões cíclicas que impulsionam a mudança evolutiva. A escolha da cadência correta é baseada no contexto do trabalho, no modelo de negócio e são importantíssimas para alcançar bons resultados. É importante observar que revisões muito frequentes podem obrigar ações de mudanças antes mesmo de validarem o efeito de mudanças anteriores. Porém, se também não forem frequentes o suficiente, os problemas poderão persistir mais do que necessário.

Imagem do Livro: Essential Kanban Condensed (David J Anderson e Andy Carmichael)

Melhore colaborativamente evolua experimentalmente

Na minha opinião, o entendimento desta prática é vital para você compreender e implementar de fato o que é o Método Kanban. Esse é um método que busca o aprimoramento contínuo, no qual ajuda você a implementar pequenas alterações para melhorar gradativamente em um ritmo e esforço que você e sua equipe consigam realizar. Considerando isso, sua implementação inicialmente parte de como está agora (um dos Princípios do Kanban) e realiza um processo evolutivo que permite mudanças benéficas dentro de uma organização.

O impacto de cada mudança que você faz pode ser observado e medido usando informações e dados fornecidos pelo seu sistema Kanban. Com estes dados e métricas você conseguirá avaliar se o desempenho da equipe está melhorando ou diminuindo e ajustar seu sistema conforme necessário. O Kanban incentiva o uso do método científico, identificando uma hipótese para buscar a melhoria necessária dentro do processo. Você implementa, testa, realiza ciclos de feedback e aperfeiçoa o processo dependendo do resultado. Percebe o quanto uma prática está conectada a outra?

Esse ciclo de otimizações não serve apenas para o contexto de entrega de serviços. Serve também para qualquer objetivo em sua vida pela qual você procura restabelecer gradativa e constantemente, seja na busca por ser um melhor profissional, filho, pai, mãe, marido, esposa, amigo ou simplesmente um ser humano melhor.