Melhorando o Time to Market utilizando o Sistema Kanban

Dia 26/03 Escrito por Massimus

*Artigo escrito por Daniel Rocha

Se a sua organização entra em colapso com as mudanças do mercado e tem dificuldades em viabilizar a entrega de produtos e serviços dentro de um Time to Marketing que atenda as expectativas dos clientes e tragam retorno à sua organização, não tenha dúvida… é hora de adotar o Sistema Kanban para toda sua organização.

Para atender as demandas do negócio com agilidade e assim a organização atingir o Time to Marketing necessário para atender as expectativas dos nossos clientes, é importante que as organizações contem com sistemas mais flexíveis e organizados de gestão.

Precisamos ter esta segurança de que quando surgir uma nova necessidade do mercado e quando entrar em nosso fluxo de trabalho, esta necessidade estará pronta para seu lançamento em “X” dias úteis. E é necessário para que a organização tenha sucesso no lançamento deste produto, no prazo necessário, não olharmos apenas para a fase de desenvolvimento de software, mas sim na cadeia como um todo, desde o upstream ao downstream, desde a necessidade mapeada em Marketing até a entrega para o cliente. O trabalho precisa fluir em vários níveis da organização, não apenas no nível da equipe, mas também em um nível mais alto.

Para abordar esta necessidade das organizações, o foco deste artigo será o Kanban, um método que foi desenvolvido por David J. Anderson aproximadamente em 2002 e cresceu rapidamente sua popularidade e adoção por conta de sua simplicidade e baixa resistência das pessoas em sua implementação, por iniciar respeitando papéis e responsabilidades, bem como os processos atuais nas organizações e com uma abordagem evolutiva com o objetivo de buscar a melhoria contínua em todo o sistema.

Previsibilidade

Previsibilidade é algo altamente desejado por todas organizações e é mais fácil do que você imagina atingir com mais precisão as datas de entrega utilizando o Sistema Kanban. Conseguimos aproveitar por exemplo os dados do lead time no nível da equipe, para prever com um percentual de precisão quando o trabalho passaria de uma fase para a próxima e finalmente para o cliente.

Isso não apenas deixa os clientes felizes, mas também deixa todos os envolvidos no processo, da descoberta à entrega mais satisfeitos! Marketing, Jurídico, Tecnologia, etc… todas as áreas que foram responsáveis por viabilizar o lançamento deste produto. A capacidade de prever quando um produto ou serviço estará pronto, nos permite planejar quando iniciar determinadas atividades, para que possamos reduzir o tempo de espera e reduzir os gargalos.

O que encontramos em muitas “organizações ágeis” é que a área de desenvolvimento de software mudou suas práticas para serem mais interativas, incrementais e colaborativas, mas… ainda o restante das áreas como Marketing, Financeiro, Jurídico por exemplo, estão presos a práticas tradicionais.

À medida que o desenvolvimento de software se torna mais rápido, as demais áreas da organização sentem cada vez mais pressão para definir o trabalho mais rapidamente e lançar com mais frequência produtos e serviços para os clientes. O que é preciso para tornar a organização inteira verdadeiramente mais ágil à resposta aos seus clientes?

O Sistema Kanban colabora (e muito hein!) a equilibrar o fluxo de trabalho, priorizar itens com facilidade e a prever com mais precisão as datas de entrega.

Concordo que faz sentido olharmos primeiro para o desenvolvimento de software em nossas organizações para otimizar a eficiência. Mas infelizmente, essa é apenas uma pequena etapa do sistema geral que estamos falando. Não podemos otimizar apenas uma parte de um sistema sem sentir seus efeitos em outro lugar.

Não adianta otimizar apenas uma parte do sistema… E o Sistema Kanban pode colaborar muito além do nível dos times. Aliás! A Mágica do Kanban realmente acontece quando escalamos o Kanban para toda organização.

É vital para a organização que realmente deseja alavancar o seu sucesso com seus produtos e serviços para satisfazer seus clientes, implementando o Sistema Kanban não apenas em nível de time e sim e escalando para o nível corporativo como um todo:

Definindo o fluxo de valor da ideia à entrega (do upstream ao downstream) e tornando visível todo o trabalho em andamento.
Discutindo, documentando e rastreando as políticas alinhadas com o fluxo de trabalho como um todo.
Reduzindo a quantidade de trabalho em andamento para otimizar o fluxo (Limitando o WIP).
Realizando stand-up meetings e ciclos de feedback por linha de produtos e com a equipe executiva.
E medir TUDO (Sim! Tudo! Por exemplo, utilizar o lead time para medir o tempo entre uma solicitação sendo feita e uma tarefa sendo liberada. É o tempo total que o cliente aguarda a entrega de uma tarefa. O lead time é frequentemente usado pelas equipes Kanban para avaliar a satisfação do cliente.

Visibilidade do trabalho, previsibilidade de entrega e flexibilidade são alguns dos benefícios utilizando uma abordagem evolucionária com o Sistema Kanban. Ser capaz de responder quanto tempo é necessário para viabilizar uma determinada entrega de um produto ou serviço para o mercado, permite planejarmos lançamentos com antecedência e inspirar ainda mais a confiança dos nossos clientes.

Fluxo End to End

Quando o fluxo é analisado end to end, você garante que seja dado atenção suficiente a cada etapa e que não tenha foco em apenas uma etapa do processo. Você terá uma visão míope se analisar apenas uma etapa do processo e consequentemente terá uma resposta deturpada de onde estão se concentrando os problemas em seu fluxo.

Em termos de negócios, o fluxo é quando o valor é criado para o cliente através de um trabalho significativo.

No fluxo End to End, em um contexto de negócios, significa que deve haver um curto período de tempo entre suspeitar de uma necessidade, idealizá-la e satisfazê-la.

O Sistema Kanban é conhecido em diversas organizações no mundo todo por melhorar o seu fluxo. Atualmente, no trabalho do conhecimento, o Sistema Kanban se concentra predominantemente no fluxo constante de trabalho.

Imagem do livro: Essential Upstream Kanban

Um pouco sobre Kanban Upstream

O objetivo do Kanban Upstream é avaliar as diferentes opções, analisar a hipóteses, reduzir as incertezas quanto a viabilidade do lançamento de um novo produto ou serviço ou melhorar algo existente e preparar estes itens de trabalho para que estejam prontos para serem comprometidos. O processo de upstream é essencialmente um processo de triagem: cada solicitação precisa passar por várias etapas de seleção, validações, mas nem todas as necessidades precisam passar pelas mesmas etapas e nem todas com a mesma urgência.

O objetivo é que a equipe possa executar itens de trabalho sem atrasos indevidos. O quadro Kanban e o CFD (diagrama de fluxo cumulativo) indicam às equipes e à organização por exemplo, se estão conseguindo preparar adequadamente as entregas dos itens de trabalho no processo do Upstream.

Imagem do livro: Essential Upstream Kanban

WIP – Limitar o Work in Progress End to End

Lembre-se de que um sistema Kanban funcionando corretamente permitirá reduzir o WIP (trabalho em processo) e minimizar o estoque ao longo do tempo, para liberar espaço para um novo trabalho.

Quando a capacidade do trabalho em andamento é limitada no sistema como um todo, podemos esperar que os prazos de entrega também diminuam e que a previsibilidade do prazo de entrega melhore.

Um Sistema Kanban completo oferece não apenas diminuição de sobrecarga, mas também aumenta a previsibilidade. O Sistema Kanban proporciona melhores oportunidades para gerenciar o fluxo end to end e limitando o WIP realizará um papel de catalisador para mudanças e melhorias, geralmente com o objetivo de melhorar o fluxo, reduzir o tempo de espera em cada etapa, melhorar a previsibilidade e maximizar os prazos de entrega, time to Marketing ou Customer Lead Time como preferir nomear 😉 .