Melhore a Eficiência e Comunicação da Equipe Realizando Kanban Meetings

Dia 26/03 Escrito por Massimus

*Artigo escrito por Daniel Rocha

O Método Kanban possui um conjunto de Práticas fundamentais para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. Seguindo essas Práticas, é possível utilizar o Método Kanban para aumentar os benefícios do seu processo de negócios, reduzir o tempo das entregas, aumentar o valor para o cliente e com maior previsibilidade.

Imagem do Livro: Essential Kanban Condensed (David J Anderson e Andy Carmichael)

“Implemente Ciclos de Feedback”

Uma das seis Práticas Fundamentais do Método Kanban é sobre Implementar Ciclos de Feedback. O Método Kanban não é prescritivo no que se refere às cadências desses ciclos de feedbacks, mas implementar ciclos de feedback são uma parte essencial na busca pela melhoria contínua, com o objetivo de identificar oportunidades de aperfeiçoamento e se certificar de que está entregando funcionalidades, produtos ou serviços com qualidade aos seus clientes, dentro de prazos que não causem impactos negativos para o negócio.

Ciclos de feedback também são uma oportunidade para aprimorar a comunicação entre os envolvidos e minimizar riscos, dado que as decisões são validadas constantemente e os problemas de qualidade são expostos imediatamente em um quadro Kanban.

Imagem do Livro: Essential Kanban Condensed (David J Anderson e Andy Carmichael)

Para times que iniciarão sua introdução ao Método Kanban, sugiro que também busquem uma abordagem evolutiva referente as cadências dos Ciclos de Feedback, utilizando a Kanban Meeting e como mencionei, de uma maneira evolutiva, implementar as demais cadências de acordo com a necessidade do time e do negócio. E será justamente sobre a Kanban Meeting que darei foco neste artigo 😉

Reuniões… reuniões… uhm… e mais reuniões…

Uma pesquisa publicada pelo MIT Sloan mostra que as reuniões aumentaram em duração e frequência nos últimos 50 anos, a ponto de analistas (com uma análise conservadora) gastarem aproximadamente seis horas por semana em reuniões e executivos passarem uma média de quase 23 horas por semana em reuniões.

O problema, no entanto, não está apenas na duração dessas reuniões, mas também no fato de que elas podem sair facilmente do foco a que se destinava, mesmo existindo uma agenda sólida e antecipada. Isso resulta em perda de tempo, energia, improdutividade e capacidade reduzida no fluxo de trabalho.

Let’s go to Stand-up Meeting!

Atualmente, as stand-up meetings devem ser a substituição mais eficiente das reuniões tradicionais de uma equipe. O Método Kanban e o framework Scrum por exemplo, tiveram como referência os conceitos do Lean Manufacturing, no Sistema Toyota de Produção para criarem seus modelos de stand-up meetings, baseados na filosofia Lean da “eliminação completa de todos os desperdícios”.

As stand-up meetings são muito usadas em equipes de desenvolvimento de software, mas estão ganhando popularidade em outros campos de trabalho, como marketing, gerenciamento de projetos e desenvolvimento de produtos.

Estas reuniões diárias tem o objetivo de manter uma organização alinhada e focada na mesma direção e embora não seja difícil implementá-las, aproveitar ao máximo essas reuniões diárias com seus colegas exige prática e experimentação.

Ao conduzir as stand-up meetings deve-se manter a reunião sucinta e direta. Isso é muito mais fácil de obter em comparação com as reuniões tradicionais por exemplo, porque ficar em pé por longos períodos de tempo cria uma sensação de desconforto não é verdade?

Kanban Meetings

O Método Kanban também possui sua stand-up meeting, chamada de Kanban Meeting, uma reunião diária estilo “stand-up”, cujo foco são os itens de trabalho.

No Kanban as stand-up meetings acontecem de maneira diferente. A necessidade de fazer as três perguntas que é muito utilizada no Scrum por exemplo não se torna tão necessária devido ao benefício que o quadro Kanban proporciona ao time, pois o quadro Kanban contém toda a informação necessária sobre o trabalho, quem está trabalhando e em que etapa do fluxo do trabalho.

Como os times Kanban normalmente se concentram no fluxo de trabalho e não nas pessoas que fazem o trabalho, o Kanban tem como objetivo visualizar o trabalho em progresso (WIP – Work In Progress), limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência do fluxo de trabalho. Os times Kanban se concentram em reduzir o tempo necessário para levar um projeto (ou história do usuário) do início ao fim.

O facilitador, que pode ser um gerente de projeto, team leader, ou o SDM (service delivery manager) deve orientar o time na atualização do status dos tickets (história de usuário orientada a serviço) ou simplesmente perguntar se há alguma informação adicional que não está no quadro. E um foco maior será dado para itens que estão bloqueados ou atrasados devido a algum problema.

“Pare de começar e comece a terminar”

Como o foco é no fluxo de trabalho, é orientado que seja conduzida a Kanban Meeting olhando para o quadro da direita para a esquerda. Para mim esta é a essência da Kanban Meeting. Esta abordagem direciona a atenção para os trabalhos que estão mais próximos de serem concluídos. Sem dúvida o objetivo nesse ponto é reforçar o mindset de todos para aquilo que é um dos mantras do Kanban de “Pare de começar e comece a terminar”. Esta é uma abordagem inclusive que utilizo para orientar uma maior eficácia nas stand-up meetings não apenas de times Kanban, mas de times Scrum também.

#Kanban Tips! O que evitar na Kanban Meeting

Até o momento, comentamos bastante sobre boas práticas, mas existem maus costumes que você deve evitar se quiser ter uma experiência positiva em sua Kanban Meeting:

Não o transforme a Kanban Meeting em uma reunião de Status Report!
Evite explicações detalhadas sobre cada ticket (tarefa) e se necessário ( com educação e respeito é claro) interrompa os membros do time que o fazem.
Dê a Kanban Meeting uma conotação positiva!
Evite julgar e dar feedback negativo publicamente durante a reunião. Lembre-se de que o feedback positivo tem maior efeito quando é apresentado à todos, o feedback negativo em contrapartida pode prejudicar a autoconfiança das pessoas e causar bloqueios e problemas maiores.
Realizar uma Stand up meeting sentado…

Lembre-se do motivo pelo qual a reunião é chamada de stand-up. Na minha opinião é uma falta de respeito com os demais membros do time que mantêm suas posições de pé, enquanto outros estão sentados confortavelmente durante sua Kanban Meeting.

Conclusão

A Kanban Meeting é uma das práticas ágeis mais populares e amplamente difundidas. Isso pode ajudá-lo a obter um melhor alinhamento entre seus colegas de equipe e manter todos focados na mesma direção.

As Kanban Meetings diminuem a necessidade das longas reuniões, com valor questionável e melhorar a comunicação em toda a empresa.

Embora possam parecer bastante simples de implementar, há muito mais do que aparenta. Esperamos que, ao chegar ao final deste artigo, você tenha conseguido reunir alguns itens de ação para sua própria Kanban Meeting com seu time.

Referências:

Kanban – Successful Evolutionary Change for Your Technology Business, David J. Anderson
MIT, artigo: The Science and Fiction of Meetings https://sloanreview.mit.edu/article/the-science-and-fiction-of-meetings/